PEJABAT BENDAHARI

PEJABAT BENDAHARI

VISI

Berazam menjadi  pusat perkhidmatan kewangan yang dinamik bagi menyokong visi dan misi KUIPSAS.

MISI

Memberi perkhidmatan kewangan yang berkualiti, telus, cekap dan berintegriti serta menjadi pusat rujukan dalam urusan kewangan bagi menyokong semua aktiviti KUIPSAS.

OBJEKTIF

Menyediakan perkhidmatan dan pengurusan kewangan berkualiti berlandaskan Islam dan bersesuaian dengan keperluan semasa.

  • Meningkatkan profesionalisme warga kerja KUIPSAS melalui program pembangunan kualiti dan pengurusan sumber manusia termasuk latihan dan kompetensi kakitangan.
  • Menyediakan peruntukan kewangan yang efisien dalam pentadbiran KUIPSAS.
  • Menjadikan Pejabat Bendahari sebagai pusat rujukan kepada para pelanggan.
  • Menguruskan pengurusan kewangan dengan cekap dan berkesan.
Skop
  • Untuk pelanggan utama yang berurusan dengan KUIPSAS.
  • Untuk kakitangan dan kumpulan berkepentingan (stakeholders).
  • Untuk badan berkepentingan yang berkaitan dengan tadbir urus KUIPSAS.
Pemilik Proses
  • Bendahari
  • Akauntan
  • Penolong Akauntan
  • Pembantu Akauntan
Operasi Utama
1)   Perancangan Dasar Dan Polisi Kewangan

Pejabat Bendahari bertanggungjawab dalam menyediakan Dasar dan Polisi Kewangan bagi keseluruhan operasi pengurusan kewangan di KUIPSAS.

 

2)  Pengurusan Bajet

Menyediakan cadangan anggaran belanjawan mengurus tahunan serta mengagihkan kepada bahagian/ unit tertentu. Juga bertanggungjawab menguruskan permohonan bajet tambahan serta menyediakan laporan prestasi perbelanjaan setiap suku tahunan. Disamping itu Pejabat Bendahari juga bertanggung jawab menguruskan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan dan Jawatankuasa Belanjawan KUIPSAS.

 

3)  Pengurusan Penerimaan Dan Kewangan Pelajar

Bertanggungjawab menguruskan perihal kewangan pelajar seperti pengeluaran inbois kepada pihak yang berkeperluan, pengeluaaran nota kredit, menguruskan kutipan hasil, menguruskan sebarang tuntutan dari badan penaja, kemaskini lejar penghutang, penyediaan penyata akaun penghutang am KUIPSAS, penyediaan laporan berkala berkaitan penerimaan dan kewangan pelajar

 

4) Pengurusan Pembayaran

Bertanggungjawab mengurusankan terimaan dan semakan dokumen pembayaran kepada pembekal serta mengemaskini rekod pembayaran. Menyediakan serta mengeluarkan baucer bayaran, menyediakan cek dan Electronic Fund Transter (EFT) mengemas sistem pemfailan untuk baucer dan menyediakan laporan berkala pembayaran.

 

5) Pengurusan Gaji

Bertanggungjawab untuk memproses bayaran elaun lebih masa, mengurus serta  merekod, memproses potongan dan bayaran gaji staf, memproses pembayaran potongan-potongan gaji menyediakan penyata pendapatan tahunan staf (EA) dan penyata tahunan majikan (E) serta penyediaan laporan berkaitan pembayaran gaji.

Carta Organisasi

SKOP UNIT JABATAN PENGURUSAN BENDAHARI

Unit Pembiayaan Kewangan Pelajar Dan Kawalan Kredit
  • Mengurus tuntutan dan terimaan biasiswa dari penaja
  • Mengurus dan mengemaskini caj dan bayaran ke Sistem Akaun Pelajar
  • Mengurus pembayaran kepada pelajar (tuntutan yuran, lebihan, biasiswa, tabung pinjaman, kebajikan dan deposit)
  • Mengurus pembayaran yang melibatkan pelajar.
  • Menguatkuasakan kawalan kredit.

 

Objektif Kualiti

  • Bayaran dari penaja dikemaskini ke Sistem ekampus dalam tempoh satu (1) bulan
  • Lebihan bayaran dari penaja dikemaskini ke akaun pelajar dalm tempoh tujuh (1) bulan
  • Aduan dari pelajar/pelanggan diberi maklumbalas/diambil tindakan dalam tempoh 24 jam.
  • Pembayaran yang melibatkan pelajar dibuat dalam tempoh empat (30) hari bekerja setelah dokumen lengkap diterima.
  • Tindakan susulan ke atas hutang Universiti akan diambil selepas 30 hari dari tarikh invois.
Unit Bayaran
  • Menerima Daftar Bil dan dokumen sokongan yang telah disahkan dari Pusat Tanggungjawab.
  • Mengurus dan memproses semua jenis pembayaran kepada pelanggan mengikut tatacara kewangan KUIPSAS.
  • Menyedia dan mengemukakan Laporan Mingguan, Bulanan dan tahunan untuk Mesyuarat Pengurusan KU, Mesyuarat Lembaga Pengelola dan Mesyuarat Lembaga Pengarah.
  • Membuat bayaran gaji dan elaun bulanan
Unit Belanjawan
  • Menyediakan anggaran belanjawan mengurus dan pembangunan tahunan untuk kelulusan Lembaga Pengarah dan Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang.
  • Membuat agihan peruntukan belanja mengurus untuk setiap Pusat Tanggungjawab
  • Mengawal perbelanjaan mengikut peruntukan yang diluluskan dan memastikan segala tanggungan KUIPSAS adalah berpandukan dasar-dasar kewangan.
  • Mengurus pindahan/tambahan peruntukan apabila memerima permohonan dari Pusat Tanggungjawab.
  • Menyedia laporan pindahan peruntukan setiap suku tahun untuk kelulusan.
  • Menyedia laporan untuk edaran dan rujukan.
Unit Akaun
  • Menyediakan Penyata Kewangan Tahunan.
  • Menyediakan Laporan Imbangan Duga setiap bulan dan memastikan laporan-laporan tersebut dikemaskini.
Unit Pinjaman, Subsidiari Dan Kawalan Kredit
  • Memproses permohonan, mendapatkan kelulusan serta membuat pembayaran bagi kenderaan dan komputer.
  • Membuat pembayaran pendahuluan kepada kakitangan.
  • Mengendalikan akaun-akaun subsidiari semua jenis penghutang.
  • Pendahuluan staf akan diproses dan dihantar kepada Unit Bayaran dalam tempoh dua (2) hari bekerja dari tarikh permohonan lengkap diterima.
  • Pelarasan pendahuluan staf akan dibuat dalam tempoh 14 hari dari tarikh penyata diterima.
Unit Pentadbiran
  • Mengurus mengenai surat-menyurat Jabatan Bendahari.
  • Mengurus mengenai hal ehwal kakitangan dan Mesyuarat Jabatan.
Unit Perolehan & Aset
  • Menguruskan semua perolehan Universiti.
  • Mewujudkan daftar maklumat pembekal dan pekeliling Kontrak Perbendaharaan.
  • Mengendalikan surat perjanjian dan kontrak.
  • Menyedia dan mengeluarkan laporan/maklumat untuk edaran dan rujukan semua Pusat Tanggungjawab.
  • Mengemaskini dan menyimpan daftar aset tetap dan inventori.
  • Menguruskan insuran perlindungan harta benda Universiti.